Como atualizar registros do Microsoft Dynamics CRM 4 e 2011 a partir de uma planilha Excel ?

Muita gente acha que a funcionalidade de importação de dados só funciona para inserir novos registros, entretanto, vamos mostrar que isso é totalmente errado, e, que, pensando dessa forma, essas pessoas perdem uma funcionalidade com um poder monstruoso!

Esse passo a passo vai demonstrar como inserir novos registros e atualizar e desativar registros existentes, utilizando uma simples planilha Excel. Para tal, contaremos com o auxílio de duas funcionalidades do CRM: Exportar para Excel e Importação de Dados.

Vale lembrar que é possível editar mais de 250 registros utilizando esta funcionalidade, uma vez que ela permite exportar todos registros retornados por uma visualização, quando esta ultrapassa o limite de registros por página. (É necessário instalar uma atualização no CRM para eliminar o limite de 10 000 registros exportados)

Primeiro, vou criar uma visualização com as colunas que desejo exportar para o Excel, e aproveitar para exibir apenas alguns registros, aplicando um filtro no cargo.

Feito isso, vamos exportar os dados para uma planilha Excel:

Na funcionalidade de exportação para Excel, não podemos esquecer de marcar a opção inferior da tela, responsável por inserir as colunas de controle (ID do Registro, outros IDs de campos e checksum para controle de alteração Excel <-> CRM) na planilha, para que a mesma possa ser re-importada. Sem essa opção marcada, sua planilha não poderá ser usada para atualização de registro, e sim, somente, para inserção de dados.

Salve a planilha em alguma pasta e abra-a no Excel.

Habilite a edição e vamos destacar alguns pontos.

  • Ao selecionar uma célula que não faça parte do cabeçalho, uma observação exibe algumas características do atributo que você esta preste a alterar (tipo do campo e seu tamanho). Se você selecionar uma das células do cabeçalho, aparecerá a descrição resumida do campo.
  • Você não deve alterar o nome das colunas, pois elas servirão de referência para o CRM na hora de re-importar a planilha e mapear automaticamente coluna/atributo.
  • Certamente você não percebeu, mas, algumas colunas estão inibidas. As colunas inibidas também servem de referência para o CRM na hora da re-importação da planilha, portanto, não há necessidade de exibi-las e você não deve alterá-las. No título você perceberá o aviso “(Não Modificar)”.

Bom, chega de teoria, vamos à prática!

Vou efetuar 3 operações:

  • Desativar o Ricardo e atualizar a Origem do Cliente Potencial
  • Atualizar o Segundo Nome, Telefone Comercial e “Não Permitir E-mails em Massa” do Jonathan.
  • Criar um novo registro com o nome Christophe


Primeira

Segunda

Terceira

Desativar o registro significa alterar seu Status para Inativo, o que é tão simples quanto alterar a Origem do Cliente Potencial ou qualquer outro atributo de lista de opções (picklist), já que o Excel nos traz os valores disponíveis diretamente do CRM.
Perceba que para incluir um registro novo, eu apenas preenchi uma nova linha da planilha.
Vale ressaltar que não é possível remover um registro apenas deletando a linha da planilha.



Com isso, já podemos aplicar as alterações realizadas na planilha, no CRM.

Vamos à importação:

Note que o importador já detectou para qual entidade estamos importando e mapeou automaticamente as colunas da planilha com os atributos desta entidade, sem que seja necessária nenhuma intervenção do usuário.
Ao concluir o fluxo de importação, nossas alterações já devem ter sido refletidas no CRM.

Vamos verificar ?

Vou atualizar a visualização que criei para este teste, lembrando que ela não considera a situação do contato – se o mesmo está ativo ou inativo – portanto, o inativo deve continuar aparecendo, entretanto, o novo registro (Christophe) deverá ser pesquisado pois só aparecem na visualização os contatos com o cargo preenchido com a palavra DEMO (para não exibir todos os contatos cadastrados).

Vamos pesquisar e ver se o registro do Christophe foi criado corretamente.

Fantástica funcionalidade.
Imagine se alguém precisar alterar alguns atributos de centenas de registros manualmente ?